Quarterly business reviews met OGSM: zo doe je dat

Quarterly business reviews met OGSM zijn strategische kwartaalevaluaties waarbij je de voortgang van je bedrijfsdoelstellingen beoordeelt aan de hand van het OGSM-raamwerk (Objectives, Goals, Strategies, Measures). Door deze methode te gebruiken, creëer je een gestructureerde aanpak die zorgt voor consistente opvolging van je strategische plan en tijdige bijsturing waar nodig. Je brengt hiermee de lange termijn doelstellingen en dagelijkse operaties samen in één overzichtelijk proces.

De fundamenten van quarterly business reviews en OGSM

Quarterly business reviews (QBRs) zijn periodieke evaluatiemomenten waarbij teams en management samenkomen om de prestaties van het afgelopen kwartaal te bespreken en plannen voor het komende kwartaal vast te stellen. Deze reviews zijn vooral waardevol voor bedrijven met complexe verkoopprocessen, omdat ze helpen om koers te houden tijdens langdurige sales cycles.

Het OGSM-raamwerk biedt hierbij een krachtige structuur die alle belangrijke elementen van je strategie samenbrengt:

  • Objectives: De kwalitatieve, langetermijndoelstellingen die je organisatie wil bereiken
  • Goals: Meetbare, kwantitatieve doelen die aangeven wanneer je objectives zijn behaald
  • Strategies: De gekozen aanpak om je doelen te bereiken
  • Measures: De specifieke metrieken die je gebruikt om voortgang te meten

Door OGSM te integreren in je quarterly reviews creëer je een consistente methodiek die ervoor zorgt dat strategische plannen daadwerkelijk worden uitgevoerd en niet in een la verdwijnen. Je houdt hiermee de focus op wat echt belangrijk is voor je organisatie.

Dit raamwerk is bijzonder effectief voor B2B-bedrijven met lange verkoopprocessen, omdat het helpt om de lange termijn visie te verbinden met korte termijn acties. Je kunt meer leren over strategische planvorming en hoe dit je bedrijf kan helpen groeien.

Voorbereiding voor effectieve kwartaalbesprekingen

Een succesvolle quarterly business review begint met gedegen voorbereiding. Alleen zo kunnen deze sessies daadwerkelijk waarde toevoegen aan je strategische koers. De voorbereiding bestaat uit verschillende cruciale elementen:

Het verzamelen van de juiste data

Begin minstens twee weken voor de QBR met het verzamelen van relevante data. Focus hierbij op:

  • Voortgang op KPIs die gekoppeld zijn aan je OGSM-doelstellingen
  • Financiële resultaten van het afgelopen kwartaal
  • Operationele metrieken die inzicht geven in de uitvoering van strategieën
  • Markt- en concurrentie-ontwikkelingen die invloed kunnen hebben op je strategie

Zorg dat deze data gevisualiseerd wordt in overzichtelijke grafieken en tabellen die trends duidelijk maken. Dit vergemakkelijkt de interpretatie tijdens de bespreking.

Het betrekken van de juiste stakeholders

Een effectieve QBR vereist deelname van de juiste mensen. Denk hierbij aan:

  • Beslissers die strategische koerswijzigingen kunnen goedkeuren
  • Afdelingshoofden die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering
  • Specialisten die diepgaande kennis hebben van specifieke onderdelen
  • Vertegenwoordigers van verschillende afdelingen om dwarsverbanden te leggen

Stuur vooraf een duidelijke agenda en verwachtingen naar alle deelnemers, zodat ze zich goed kunnen voorbereiden.

Het structureren van de agenda rond OGSM

Bouw je agenda logisch op rond de elementen van het OGSM-raamwerk:

  1. Korte herhaling van de Objectives en Goals (max. 10 minuten)
  2. Bespreking van de voortgang op Measures per Strategy (bulk van de meeting)
  3. Identificatie van knelpunten en successen
  4. Discussie over aanpassingen in Strategies of Measures
  5. Vastleggen van concrete actiepunten voor het komende kwartaal

Plan voldoende tijd in voor discussie en reflectie, niet alleen voor het presenteren van data. Zo maak je van de QBR een werkelijk strategische sessie in plaats van een standaard voortgangsrapportage.

Het integreren van OGSM in uw kwartaalrapportages

Om het OGSM-raamwerk effectief te integreren in je kwartaalrapportages, is een gestructureerde aanpak nodig die zorgt voor coherentie en duidelijkheid. Dit verhoogt de waarde van je rapportages aanzienlijk.

Consistente presentatie van Objectives en Goals

Begin elke kwartaalrapportage met een beknopte weergave van je Objectives en Goals. Dit zorgt voor een rode draad in al je reviews en helpt nieuwe deelnemers snel de context te begrijpen. Maak hierbij gebruik van:

  • Een one-pager met de OGSM op hoofdlijnen
  • Visuele weergave van de relatie tussen Objectives en Goals
  • Historische trends in de voortgang naar Goals

Strategieën en maatregelen visueel maken

Voor elke Strategy binnen je OGSM-raamwerk kun je een aparte sectie in je rapportage opnemen. Gebruik hierbij:

  • Scorecards die de voortgang op Measures duidelijk weergeven
  • Kleurcodering (groen, oranje, rood) om snel de status te kunnen beoordelen
  • Trendgrafieken die ontwikkeling over meerdere kwartalen laten zien

Deze visuele elementen maken het eenvoudiger om patronen te herkennen en onderbouwde beslissingen te nemen.

Verbinden van operationele resultaten aan strategische doelen

Een veelvoorkomende uitdaging is het leggen van verbanden tussen dagelijkse activiteiten en strategische doelstellingen. In je rapportage kun je dit probleem oplossen door:

  • Expliciete koppelingen te maken tussen operationele metrieken en strategische Goals
  • Oorzaak-gevolg relaties te visualiseren
  • Storytelling te gebruiken om data te contextualiseren

Deze integratie van operationele en strategische perspectieven helpt teams te begrijpen hoe hun dagelijkse werk bijdraagt aan de grotere organisatiedoelen.

Hoe prestaties effectief te analyseren tijdens reviews?

De werkelijke waarde van quarterly business reviews ligt in de analyse van prestaties en het identificeren van verbeterpunten. Een systematische aanpak helpt je hierbij de juiste inzichten te verkrijgen.

Resultaatanalyse binnen het OGSM-kader

Beoordeel prestaties altijd in de context van je OGSM-raamwerk door:

  • Per Measure te analyseren of de trend in lijn is met het bereiken van je Goals
  • Uitschieters (positief en negatief) te identificeren en te onderzoeken
  • De effectiviteit van elke Strategy te evalueren op basis van de gekoppelde Measures

Voorkom de valkuil om alleen naar individuele metrieken te kijken zonder het grotere plaatje te zien.

Vergelijking met benchmarks en targets

Voor een complete analyse is context nodig. Vergelijk daarom je resultaten met:

  • Interne targets zoals vastgelegd in je Goals
  • Historische prestaties uit voorgaande kwartalen
  • Externe benchmarks uit je industrie indien beschikbaar

Deze vergelijkingen helpen om objectief te bepalen of je voortgang maakt of achterblijft.

Root cause analyse bij afwijkingen

Wanneer prestaties significant afwijken van verwachtingen, is het cruciaal om de onderliggende oorzaken te identificeren:

  • Gebruik gestructureerde probleemoplossingsmethoden zoals de ‘5 Whys’
  • Betrek mensen van verschillende niveaus in de organisatie bij deze analyse
  • Onderscheid tussen incidentele factoren en structurele problemen

Deze diepgaande analyse vormt de basis voor gerichte verbeteracties in het volgende kwartaal.

Van inzicht naar actie: besluitvorming na de review

Het belangrijkste aspect van quarterly business reviews is de vertaling van inzichten naar concrete acties. Zonder dit element blijven reviews slechts theoretische oefeningen zonder impact.

Prioritering van actiepunten

Niet alle verbeterpunten kunnen tegelijkertijd worden aangepakt. Gebruik daarom een systematische aanpak voor prioritering:

  • Classificeer acties op basis van impact op strategische doelen en benodigde inspanning
  • Focus op de ‘quick wins’ (hoge impact, lage inspanning) en strategische verbeteringen (hoge impact, hogere inspanning)
  • Stel een realistisch aantal prioriteiten vast – liever drie acties die worden uitgevoerd dan tien die blijven liggen

Aanpassing van het OGSM-raamwerk

Soms leiden de inzichten uit een QBR tot de conclusie dat delen van je OGSM aangepast moeten worden:

  • Beoordeel of je Strategies nog steeds de juiste aanpak zijn om je Goals te bereiken
  • Verfijn je Measures als ze niet de juiste informatie opleveren
  • In uitzonderlijke gevallen: heroverweeg je Goals als de marktomstandigheden significant zijn veranderd

Het aanpassen van je OGSM is geen teken van mislukking maar van een lerende organisatie die zich aanpast aan veranderende omstandigheden.

Verantwoordelijkheden en tijdlijnen vastleggen

Elk actiepunt uit de QBR moet een duidelijke eigenaar en deadline krijgen:

  • Wijs specifieke personen (niet afdelingen) aan als verantwoordelijken
  • Stel realistische maar uitdagende deadlines vast
  • Plan tussentijdse checkpoints om voortgang te monitoren

Deze duidelijke verantwoordelijkheden zorgen ervoor dat beslissingen daadwerkelijk worden omgezet in resultaten.

Communicatie naar de bredere organisatie

De inzichten en beslissingen uit de QBR moeten worden gedeeld met relevante stakeholders:

  • Creëer een beknopte samenvatting voor het bredere management team
  • Communiceer specifieke actiepunten naar betrokken teams
  • Deel successen om motivatie en betrokkenheid te vergroten

Deze transparante communicatie helpt om draagvlak te creëren voor de gekozen richting.

Door deze systematische aanpak van quarterly business reviews met het OGSM-raamwerk, creëer je een krachtig mechanisme voor strategische sturing. Dit is vooral waardevol voor bedrijven met complexe, langdurige verkoopprocessen waar consistente focus essentieel is.

Wil je ondersteuning bij het implementeren van het OGSM-raamwerk in je organisatie? Wij helpen je graag met het ontwikkelen van een effectieve bedrijfsstrategie die zorgt voor duidelijke focus en meetbare resultaten.

[seoaic_faq][{“id”:0,”title”:”Hoe vaak moet ik mijn OGSM-raamwerk herzien buiten de kwartaalreviews om?”,”content”:”Hoewel kwartaalreviews de officiële momenten zijn om je OGSM te evalueren, is het verstandig om maandelijks een lichtere check te doen op de belangrijkste metrieken. Dit voorkomt verrassingen tijdens de QBR. Het complete OGSM-raamwerk hoef je echter niet vaker dan jaarlijks te herzien, tenzij er significante marktveranderingen of interne verschuivingen plaatsvinden die je strategie fundamenteel beïnvloeden.”},{“id”:1,”title”:”Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het implementeren van OGSM in kwartaalreviews?”,”content”:”De meest voorkomende fouten zijn het definiëren van te veel doelstellingen waardoor focus verloren gaat, het niet koppelen van operationele metrieken aan strategische doelen, en het gebrek aan follow-up na de review. Ook zien we vaak dat bedrijven te rigide vasthouden aan de oorspronkelijke strategie zelfs wanneer data aangeeft dat bijsturing nodig is. Zorg voor maximaal 3-5 hoofddoelstellingen en wees bereid om strategieën aan te passen op basis van de inzichten uit je kwartaalreviews.”},{“id”:2,”title”:”Hoe betrek ik teams die niet direct bij de QBR aanwezig zijn bij het OGSM-proces?”,”content”:”Creëer een cascadeproces waarbij afdelingshoofden de relevante inzichten en beslissingen uit de QBR vertalen naar team-specifieke doelen. Organiseer binnen een week na de QBR departementale sessies waarin het OGSM-raamwerk wordt vertaald naar concrete actiepunten voor elk team. Visualiseer de OGSM in een dashboard dat voor alle medewerkers toegankelijk is, zodat iedereen kan zien hoe hun werk bijdraagt aan de grotere doelstellingen.”},{“id”:3,”title”:”Welke tools zijn het meest effectief voor het bijhouden van OGSM-metrieken tussen kwartaalreviews?”,”content”:”Voor kleinere organisaties kan een goed opgezette Excel of Google Sheets spreadsheet voldoende zijn. Voor middelgrote bedrijven zijn tools zoals Perdoo, Cascade Strategy of Workboard zeer effectief. Enterprise-organisaties kunnen kiezen voor meer uitgebreide oplossingen zoals SAP Strategy Management of Microsoft Power BI gekoppeld aan een strategiemanagement platform. Het belangrijkste is dat je tool realtime updates mogelijk maakt en visuele dashboards biedt die de relatie tussen metrieken en strategische doelen duidelijk maken.”}][/seoaic_faq]